Reporting in Sekunden statt Stunden

...denn die NSB GmbH & Co. KG beschleunigt das Reporting im Controlling mit Business-Intelligence-Lösungen von TRIOLOGY.

Die Niederelbe Schiffahrtsgesellschaft mbH & Co. KG aus Buxtehude bereedert als Dienstleistung für Charter- und Linienreedereien 112 Container- und Tankschiffe in sechs Flotten. Kapitalgeber der Schiffe, die kaufmännisch wie ein eigenes Unternehmen geführt werden, sind Banken und Emissionshäuser. NSB ist für die gesamten Schiffsbetriebskosten – von der Crew und den Proviant über Schmierstoffe bis hin zu Reparaturen – verantwortlich, muss diese verlässlich planen und die Ist-Kosten nachweisen. Für die Investoren ist dabei eine zeitnahe und vollständige Kostentransparenz erforderlich.

Jedes der 112 Schiffe, die NSB bereedert, wird wie ein eigenes Unternehmen geführt. Die 99 Container- und 13 Tankschiffe sind in sechs Flotten zusammengefasst. Für jede gibt es – quasi als „Manager“ – einen Flottenleiter. Für das Crewing ist die Abteilung Personal-See zuständig. Sie koordiniert unter anderem den Einsatz der rund 3.800 Seeleute, sorgt dafür, dass diese zur richtigen Zeit am richtigen Hafen bereitstehen.

Auch die kaufmännische Bereederung deckt NSB ab. Sämtliche Rechnungen für die Schiffe werden verbucht, es werden Monatsabrechnungen erstellt, Quartalsabschlüsse und der Jahresabschluss. Quartalsweise berichtet NSB die kaufmännischen Daten an die Emissionshäuser, stellt Plan-/Ist-Vergleiche an und berichtet über die Chartersituation der Schiffe, damit die Anteilseigner informiert sind.

Als erstes baute NSB ein Standard-Reporting auf und übernahm dazu über Schnittstellen, die TRIOLOGY entwickelte, die Daten aus der Finanzbuchhaltung. Im nächsten Schritt wurden Analysereports aufgebaut, mit denen die Flotten genau betrachtet werden. In Rot-Grün-Tabellen stellt das System je Monat und im Year-to-date-Vergleich kumulativ dar, wie sich die Betriebskosten je Schiff entwickelt haben und ob sie im Budget liegen oder nicht.

Leistungen:

• Konzeption und Realisierung eines DWH auf Grundlage der Buchungsdaten
• Aufbau eines Standard-Reportings
• Flexibles Tool zur Erzeugung Controlling-Kennzahlen (durch den Fachbereich)
• Anbindung unterschiedlicher Systeme
• Implementierung eines Tools zur Stammdatenerfassung (APEX)

In dem Moment, in dem Daten fertig gebucht sind, lassen sie sich heute auch schon auf Knopfdruck als Report zusammenfassen – in nur fünf Sekunden. Früher hat das pro Schiff 45 Minuten gedauert, wurde allerdings nur alle drei Monate durchgeführt. Mit dem Standard-Reporting stellte NSB nun auch auf einen monatlichen Berichtszyklus um.

Heute lassen sich durch die gesamtheitliche Auswertung und Betrachtung auch Vergleiche zwischen den Schwesterschiffen viel einfacher erstellen, so dass Unregelmäßigkeiten sofort auffallen und aufgeklärt werden können. Ursachen, wie Fehler bei der Buchung, fallen gleich ins Auge und lassen sich korrigieren, so dass die Datenqualität steigt.

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