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phæno gGmbH

Die phæno gGmbH in Wolfsburg ist ein Wissenschaftsmuseum und bietet spielerischen und unterhaltsamen Zugang zu den Phänomenen der Naturwissenschaft und den Prinzipien der Technik.
In dem von Stararchitektin Zaha Hadid entworfenen und 2005 fertiggestellten Bauwerk werden auf einer Fläche von 9.000 Quadratmetern mehr als 350 Experimentierstationen präsentiert. Mit jährlich 180.000 Besuchern*innen gilt das phæno als eine der beliebtesten Attraktionen der Region Wolfsburg.

Die Ausgangssituation

Das phæno bietet seinen Besuchern*innen Wissenswertes aus Naturwissenschaft und Technik für die unterschiedlichsten Interessensgruppen. Von Kindergärten bis Seniorengruppen, von Unternehmen bis Privatpersonen – so unterschiedlich wie seine Besucher*innen, so abwechslungsreich gestalten sich Veranstaltungen und Events des phænos.

Um auch nach dem Besuch über das aktuelle Programm zu informieren, bietet das phæno seinen Besucher*innen als besonderen Service den Versand von gruppenspezifischem Infomaterial an. Die unterschiedlichen Interessensgruppen darin immer mit dem für Sie relevanten Programm zu versorgen, stellte dabei die wohl größte Herausforderung dar. Bisher griffen Mitarbeiter*innen zu diesem Zweck auf verschiedene Datenquellen zu, um die Interessensgruppen entsprechend einer Besucherkategorie zu zuordnen. Dieser äußerst mühsame und zeitintensive Prozess sollte durch ein System vereinfacht werden, welches eine einheitliche und übersichtliche Verwaltung ermöglicht.

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Die Lösung

Die TRIOLOGY GmbH implementierte ein webbasiertes Customer-Relationship-Managementsystem (CRM), welches die zentrale Verwaltung aller Datensätze innerhalb eines Systems ermöglicht. Die technische Realisierung erfolgte dabei unter Nutzung von SugarCRM, PHP und MySQL. Der erste Schritt beinhaltete eine Konfiguration des CRMs, in dem die Eingabefelder und die Darstellung entsprechend der Anforderungen des phænos angepasst wurden.
Im zweiten Schritt wurden die rund 40.000 Datensätze aufbereitet und eingespielt. Nach erfolgreicher Implementierung erhielten die Mitarbeiter neben einem ausführlichen Handbuch eine Einführung in SugarCRM und wurden mit der neuen Software vertraut gemacht. Auch nach Fertigstellung des CRM-Systems ist die TRIOLOGY GmbH mit der Wartung und dem Support für die Anwendung beauftragt.

Leistungen:

> Installation

> Import der verschiedenen Datenquellen in das neue System

> Erstellung des Designs

> Anpassung der Funktionen und Eingabefelder

> Second- und Third-Level-Support

> Bis heute: Wartung und Support

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Das Ergebnis

Mit der Implementierung eines Customer-Relationship-Management-Systems ist es der TRIOLOGY GmbH gelungen, eine übersichtliche und pflegeleichte Datenverwaltung einzurichten. Alle Datensätze werden nun an einer Stelle zentral gespeichert und können mühelos bearbeitet werden. Dank des Systems lassen sich mit einem Mausklick sowohl einzelne Datensätze anzeigen als auch umfangreiche Listen entsprechend festgelegter Kategorien generieren.
Durch das Anlegen von Besucherkategorien können so in kürzester Zeit Verteilerlisten für die jeweiligen themenspezifischen Newsletter erstellt werden. Dieser besondere Service ermöglicht es, Interessierte jetzt noch schneller und individueller mit Informationen zu versorgen. Der Ausbau und die Einrichtung weiterer Schnittstellen sind geplant.

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Das sagen unsere Kunden

Mit der neuen Adressdatenbank von TRIOLOGY werden die regelmäßigen phæno-News an alle phæno-Freunde*innen und Zielgruppen kommuniziert – und das schnell und unkompliziert! Eine wirkliche Arbeitserleichterung! Die Mitarbeiter*innen von TRIOLOGY haben sich in die Prozesse unseres Unternehmens hineingefunden. Der Umgang war fachlich ausgesprochen positiv und jederzeit in der Sprache der Anwender. Wir planen weitere Projekte mit TRIOLOGY – ein positiver Start mit einem neuen Partner*innen.

Nadine Traue, Team Kommunikation der phæno gGmbH