Unser Weg zum Umweltmanagementsystem nach EMAS – Teil 1

Die Freude ist groß, denn knapp ein Jahr Arbeit zahlen sich in der ersten Juliwoche 2024 aus, als unser Umweltgutachter aus Berlin die freudige Nachricht in seiner abschließenden Präsentation verkündet, dass die TRIO offiziell ein Umweltmanagementsystem nach EMAS eingeführt hat. Nachhaltigkeit und Umweltschutz sind mittlerweile ein fester Bestandteil unseres gesamten Unternehmens. Jedoch auf dem Weg zum Zertifikat haben wir das ein oder andere Mal Stock und Steinchen überwinden müssen, wobei wir jedoch eine Menge dazugelernt haben. Was das war möchten wir euch in dieser Blogartikelreihe erzählen.

Doch erstmal zurück zum Anfang…

EMAS steht für Eco-Management Audit Scheme und ist ein Umweltmanagementsystem (kurz UMS) nach EU-Verordnung (EG) 122172009, anhand dessen ein Unternehmen selbst bestimmte Umweltziele verfolgt, die in einem Zyklus von i.d.R. drei Jahren zu erreichen sind. Das EU-weit anerkannte Managementsystem wird von unabhängigen Umweltprüfern validiert und über die IHK im EMAS-Register eingetragen. Die Bemühungen um Nachhaltigkeit und Umweltschutz bzw. die negativen Effekte einer unternehmerischen Tätigkeit werden in allen Unternehmensbereichen stets überwacht und unterliegen einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess. Ganz nach dem Motto „Practice makes improvement!“ sollen die Umweltleistungen durch gezieltes und bewusstes Handeln verbessert werden.

Bevor wir überhaupt diesen Schritt gewagt haben, haben wir uns in unserem internen Arbeitskreis intensiv mit Nachhaltigkeitsthemen, und was diese für die TRIO bedeuten, auseinandergesetzt. Unser ECOlogy-Team - ein kleines Wortspiel angelehnt an unseren Firmennamen – hat sich im Herbst 2022 zusammengefunden. Es besteht aus der Umweltmanagementbeauftragten, ihrer Assistentin, der Marketing-Managerin, der Office-Managerin und unserem internen IT-Leiter. Das Ecology-Team ist also eine abteilungsübergreifende Schnittstelle aus allen für das UMS relevanten Bereichen – sinnvoll, da so ein UMS in alle Bereiche eines Unternehmens greift. Natürlich sind unsere Geschäftsführer, Führungskräfte sowie Kolleg*innen ebenfalls stets involviert. Die ECOlogy-Teammitglieder sind von der Geschäftsführung mit entsprechenden Ressourcen (Zeit, Budget, etc.) ausgestattet und nehmen die Aufgaben als integrierten Bestandteil ihrer Stellenbeschreibung wahr. Um die Belegschaft sanft an Nachhaltigkeitsthemen heranzuführen, gab es zunächst News und Workshops wie z.B. die Einführung von umweltschonenden Reinigungsmitteln und Fairtrade-Kaffeebohnen für das Büro. Themen wie Einblicke in regionale und deutschlandweite Umweltschutzmaßnahmen, angelehnt an die 17 UN-Nachhaltigkeitsziele, wurden fleißig im Firmenintranet untereinander diskutiert.

Mitte 2023 war jedoch klar, dass wir es nicht bei Lippenbekenntnissen belassen wollten, sondern unsere Bemühungen auf Herz und Nieren prüfen und bewerten lassen möchten. Hochmotiviert machten wir uns ans Werk, „denn so eine Umwelterklärung lässt sich doch mit Links schreiben“ – dachten wir noch etwas grün hinter den Ohren. Nach diversen Schulungen und Einarbeitungszeit in EMAS war uns jedoch klar, dass das so einfach nicht wird und die Umwelterklärung eigentlich das letzte Dokument ist, welches einen Nachweis für das erfolgreich etablierte UMS darstellt.  Tatsächlich waren wir zunächst von dem Umfang und den Anforderungen von EMAS überwältigt. Gehen wir gleich den Schritt in Richtung EMAS oder starten wir erst einmal nur mit der ISO 14001, einem Umweltmanagementsystem mit etwas weniger Normanforderungen? Der Austausch mit unserem Umweltberater aus Braunschweig sowie mit Bekannten aus bereits EMAS-zertifizierten Unternehmen haben uns schlussendlich Mut gemacht, EMAS anzustreben. Und in der Tat haben wir schnell dazugelernt und können über unsere anfängliche Panik heute verständnisvoll schmunzeln.

Ein Managementsystem lebt vor allem durch seine Dokumentation. Bevor wir uns jedoch an die Bearbeitung aller notwendigen Unterlagen gemacht haben, musste eine erste interne Prüfung durchgeführt werden, indem der „Ist-Zustand“ im Unternehmen aufgenommen wird. Zudem kommt das Aufstellen einer Umweltpolitik. Diese wird von der obersten Leitung – das sind unsere Geschäftsführer Tino und Thomas – verfasst und gilt als Leitdokument, nach welchen das Umweltmanagement ausgerichtet ist. Die Umweltpolitik haben wir unter unseren News im März veröffentlicht. Damit war der Grundstein für alle weiteren Aktivitäten gelegt.

Wo fängt man nun überhaupt an, ein UMS aufzubauen und einzuführen und wie sieht das jetzt konkret aus? Die Definition der relevanten Umweltaspekte bietet dafür die Grundlage. Damit sind Faktoren gemeint, die einen Einfluss auf die Umwelt haben oder haben können. Wir haben die Bewertung der Umweltaspekte anhand ihrer CO₂-Emissionen vorgenommen, um eine einheitliche Kennzahl zu nutzen und abgeleitet von der CO₂-Bilanz Ziele zur Verbesserung unserer Umweltleistungen zu definieren. Die einzelnen Umweltaspekte sowie die abgeleiteten Maßnahmen könnt ihr in unserer Umwelterklärung nachlesen. Für die Erstellung der notwendigen Audit-Dokumente können wir z.B. die Vorlagen des Bayerischen EMAS-Kompasses empfehlen, die uns sehr geholfen haben, strukturiert Themen abzuarbeiten.

Es geht aber im Allgemeinen nicht darum, eine rein „grüne Unternehmensstrategie“ zu verfolgen, sondern Teilziele zu erreichen, wie schrittweise die Reduktion von Emissionen bspw. verursacht durch Pendeln und Dienstreisen oder umweltfreundlichere Produkte in den Büroalltag aufzunehmen.

Ganz wichtig für ein funktionierendes UMS ist die Einbindung aller Mitarbeiter*innen. Sie sind die treibende Kraft, die das UMS erst zum Leben erwecken und stetig voranbringt. Viele Kolleg*innen befürworten und unterstützen die TRIO auf ihrem Weg in eine nachhaltigere Zukunft, indem sie sich z.B. bereits privat mit Nachhaltigkeitsthemen beschäftigen und sich zudem in unserem „ECOlogy-Space“ im Intranet engagieren. Das ist wirklich toll und bekräftigte uns als gesamtes TRIO-Team darin, auf dem richtigen Weg zu sein.

Umweltmanagementhandbuch, Beschaffungs- und Abfallrichtlinien, CO₂-Bilanz und rechtliche Vorschriften… Text- und Tabellenarbeit darf bei EMAS nicht gescheut werden, da auf diesen das UMS aufgebaut, strukturiert und fortgeführt wird. Einmal angelegt ist es jedoch sehr gut händelbar und dient der Übersicht aller Informationen und To Dos. Dafür gibt es neben hilfreichen Vorlagen zahlreiche Informationsquellen wie Datenbanken zur Erstellung einer CO₂-Bilanz. Auch eine digitale Verwaltungsplattform für die EMAS-Dokumente kann genutzt werden. Wir haben uns jedoch für eine andere Variante der Dokumentverwaltung entschieden. Darüber werden wir euch jedoch in einem weiteren Blogartikel mehr erzählen!

Die fertigen Dokumente werden dem zuständigen Prüfer - in unserem Fall ein Umweltberater aus Braunschweig - i.d.R. drei Wochen vor dem Audittermin zugeschickt, damit diese im Vorfeld gesichtet und eine erste Bewertung vorgenommen werden kann. Alles weitere wird dann im Audit besprochen. Wenn man intern geschultes Personal hat, die sich mit den Norminhalten und Auditformalien auskennen, wären diese Kolleg*innen auch geeignet, ein internes Audit durchzuführen. Das eintägige Umweltaudit hat Ende Februar 2024 stattgefunden und war ein Erfolg! Nach einer detaillierten Besprechung der Dokumente, vieler Rückfragen und einer ausgiebigen Begehung unseres Gebäudes haben wir uns bestens auf das anstehende externe Audit vorbereitet gefühlt. Natürlich hatten wir auch hier wieder viele Learnings und ein paar Dinge, die wir noch anpassen mussten. Ein erweitertes Abfallkonzept und die Erstellung der Umwelterklärung waren neben der Anpassung der Zielfristen und Leitfäden die größten Doings. Bei Unsicherheiten konnten wir uns immer kurzfristig mit unserem Umweltberater abstimmen, was uns persönlich viel Sicherheit gegeben hat. Daher waren wir guter Dinge, das Audit für die Zertifizierung mit dem Umweltprüfer im Juli durchzuführen. Natürlich waren wir etwas aufgeregt, aber das war auch völlig in Ordnung…

Im zweiten Teil dieser Blogartikelreihe geht es weiter mit dem nächsten Schritt in Richtung EMAS und welche Erfahrungen wir beim externen Umweltaudit gemacht haben. Stay tuned!