Unser Weg zum Umweltmanagementsystem nach EMAS – Teil 2

Das erste interne Umweltaudit haben wir im Februar 2024 geschafft. Wie bei einer Generalprobe konnten wir uns während dieses eintägigen Termins für das erste externe Audit vorbereiten. Aus dem externen Audit Anfang Juli 2024 konnten wir neben wertvollem Feedback zu unseren aktuellen Umweltmaßnahmen weitere wichtige Learnings mitnehmen, die uns auf dem Weg zur kontinuierlichen Verbesserung unserer Umweltleistung im Sinne von EMAS begleiten.

In diesem Teil unserer Blogartikelreihe teilen wir mit dir unsere Erfahrungen aus dem externen Umweltaudit und geben darüber hinaus Insider-Tipps, wie auch andere Unternehmen sich optimal auf ihren eigenen Validierungsprozess vorbereiten können.

Braucht man einen Berater für die Einführung von EMAS?

Es kommt drauf an. 😉

Wenn sich der Umweltmanagementbeauftragte gut ausgebildet fühlt und bereits andere Managementsysteme wie z.B. die ISO 9001/50001/27001 oder ähnliche im Unternehmen etabliert wurden und daher bekannt ist, welche Ergebnistypen (Dokumente, Prozesse etc.) etabliert oder erschaffen werden müssen, ist kein Berater nötig. Für Unternehmen, die noch keine Berührungspunkte mit der tatsächlichen Umsetzung von Managementsystemen haben, ist ein Berater eine wertvolle Stütze.

Das gleiche gilt für den internen Auditprozess. Wenn Mitarbeiter*innen Kompetenzen in der Umsetzung von Normanforderungen und in der Durchführung von internen Audits (z.B. nach ISO 19011 oder durch Learning by Doing) haben, wird kein Berater benötigt, der die internen Audits durchführt. Daher lohnt sich der Blick auf eventuell bereits bestehende Erfahrungen mit Zertifizierungsvorgehen. Da uns als TRIOLOGY diese Kompetenzen fehlten und wir, wie bereits einleitend geschrieben, aus den Ergebnissen bzw. dem Prozess selbst lernen wollten, haben wir unseren Berater für die internen Audits engagiert. Glücklicherweise gibt es in Braunschweig ein Beratungshaus, dass auf eine jahrzehntelange Erfahrung zurückblicken kann und bei Problemen stets schnell zur Stelle war - online wie offline.

Wichtig bei der Auswahl des Beraters ist die Passung des NACE-Codes. Was ist das? Beim NACE Code handelt es sich um die „Statistische Systematik der Wirtschaftszweige in der Europäischen Gemeinschaft“ und wird über die IHK verwaltet. Die Abkürzung „NACE“ leitet sich aus dem Französischem ab („Nomenclature statistique des activités économiques dans la Communauté européenne“). Die Einordnung der TRIOLOGY als IT-Dienstleister beispielsweise erfolgt unter anderem über den Code 62: Erbringung von Dienstleistungen der Informationstechnologie.

Unser Tipp: Wenn du dir unsicher bist, welchen NACE-Codes dein Unternehmen zuzuordnen ist, dann frag gerne bei deiner zuständigen IHK nach. Sollte der Code bzw. die Codes deiner Meinung nach nicht mehr zu deiner aktuellen Geschäftstätigkeit passen, solltest du eine Anpassung vornehmen lassen.

Den richtigen Auditor finden

Zunächst einmal möchten wir dir den Unterschied zwischen Auditor und (Umwelt-) Gutachter erklären. ISO Normen werden in Deutschland durch einen Auditor (z.B. vom TÜV/von der Dekra etc.) geprüft. Diese Auditoren sind bei der DAkkS (Deutsche Akkreditierungsstelle) gelistet. Hätten wir uns also „nur“ für das Umweltmanagement nach ISO 14001 entschieden, hätten wir einen Auditor bei einer der benannten Stellen beauftragt. Wir haben uns jedoch für EMAS entschieden und mussten daher einen Gutachter wählen, der bei der DAU (Deutsche Akkreditierungs- und Zulassungsgesellschaft für Umweltgutachter) gelistet ist. Zudem wird EMAS formal korrekt nicht zertifiziert, sondern validiert.

Die Auswahl eines passenden Umweltgutachters sollte in jedem Fall frühzeitig erfolgen und richtet sich wie bei der Auswahl eines Beraters nach den NACE-Codes. Wir entschieden uns für ein Unternehmen aus Berlin aufgrund der guten Kommunikation, des versierten Auftretens, der kurzen Anreisewege und des vernünftigen Preis-/Leistungsverhältnisses. Darüber hinaus passte die Chemie zwischen dem Gutachter und unserem Unternehmen sofort, sodass wir zwar immer mit dem notwendigen Ernst auf das EMAS-Siegel hingearbeitet haben, aber eben auch den gesamten Prozess als Lernchance verstanden haben, in dem Fehler in Ordnung sind.

Klarer Fahrplan durch Auditablauf und Umwelterklärung

Während des zweitägigen Vor-Ort-Audits führten wir mit unserem Auditor viele interessante und aufschlussreiche Gespräche. Der Auditplan sorgte für eine systematische Vorgehensweise bei der Prüfung des Umweltmanagementsystems und ermöglichte einen vorausschauenden Blick auf den Audittag. Dementsprechend haben wir je nach Normpunkt und Notwendigkeit die Geschäftsführung und z.B. Kolleg*innen aus dem OFM, Marketing und der internen IT dazu geholt, um aus der Praxis zu berichten. Die sympathische und offene Art des Gutachters trug insbesondere dazu bei, dass wir offen über mögliche Herausforderungen oder aufgekommene Unklarheiten sprechen konnten. Anekdoten aus unserem jeweiligen Unternehmensalltag halfen im Austausch dabei, eine vertrauensvolle und auch humorvolle Atmosphäre zu schaffen.

Eine wichtige Grundlage ist neben dem Auditplan die Umwelterklärung, welche wir nach der Validierung auf unserem neuen Websitebereich zum Umweltmanagement veröffentlicht haben. Viel Mühe und Liebe ist in die an unsere Corporate Identity angepasste Darstellung geflossen. Dabei haben wir den Fokus daraufgelegt, den Leser*innen einen anschaulichen und gut verständlichen Blick auf unser Umweltmanagement zu geben. Als Anregungen haben wir uns die Umwelterklärungen anderer EMAS-zertifizierter Organisationen angesehen. In diesem Zusammenhang haben wir festgestellt, dass Aufmachung und Gestaltung so einzigartig sind, wie die Unternehmen selbst. Dies spiegelt unseres Empfindens nach auch den individuellen Weg eines jeden Unternehmens und seines Umweltmanagements wider.

Unser Tipp: Bei der Umwelterklärung sind letztendlich die Inhalte wichtig. Wie die Informationen aufbereitet werden und wie das Ganze gestaltet ist, ist jedem Unternehmen komplett frei überlassen. Solange alle erforderlichen Informationen enthalten sind, kann eine Umwelterklärung theoretisch auch einfach in einem blanko Word-Dokument heruntergeschrieben werden. Visuell ansprechende Elemente, Grafiken, Bilder und Darstellungen können jedoch einerseits dabei unterstützen, Inhalte sachlich und vereinfacht darstellen, andererseits haben sie eine einladende Wirkung auf die Leser*innen.

Prüfungsangst ade!

Anders als eine Führerscheinprüfung oder eine Uni-Klausur hängt das Bestehen nicht von einem einzigen Tag ab. Die Dokumente werden, wie bereits in Teil 1 beschrieben, dem Auditor vorab zugeschickt. Die Ergebnisse werden dann am Tag des Audits gemeinsam besprochen. Es ist also nicht etwa wie eine mündliche Prüfung und strenge Abfrage, sondern wie ein fließender Dialog mit der beidseitigen Möglichkeit, Rückfragen zu stellen. Wenn dem Auditor hierbei etwas auffällt, ordnet er seine Anmerkung einer von vier Kategorien zu, die dann innerhalb einer ausreichenden Frist behoben werden können. Es gibt Empfehlungen für bereits gute Praktiken und Hinweise zur Optimierung, welche in ihrer Umsetzung nicht verpflichtend sind. Abweichungen und Beanstandungen müssen in einer mehrmonatigen Frist behoben werden, um die Zertifizierung zu erreichen.

Unser Tipp: Immer ganz locker bleiben! Denn „durchfallen“ gibt es an sich erstmal nicht. Makel können je nach Art innerhalb des vorgegebenen Zeitraums behoben werden und dafür ist in jedem Fall genug Zeit. Die Validierung verzögert sich dadurch höchstens etwas.