Von Excel zu APEX: Unser eigenes Umweltmanagement-Tool
Wie wir den vorigen Blogartikeln der Themenreihe „Unser Weg zum Umweltmanagement nach EMAS“ bereits erwähnt haben, basiert ein solches auf vielen Zahlen, Daten, Werten und Dokumenten. In diesem Zusammenhang gibt es immer wiederkehrende Todos sowie Daten, die fortlaufend zu erfassen sind. Das Umweltmanagement spricht vom kontinuierlichen Verbesserungsprozess der Umweltleistungen eines Unternehmens. Aber genauso möchten wir die Zeit sowie die Ressourcen, die wir in die Aufrechterhaltung eben dieses stecken, so smart wie möglich gestalten.
Daher haben wir nach einer digitalen Lösung gesucht, die uns z.B. die Erstellung unserer CO₂-Bilanz, unserer Abfallbilanz, die Ermittlung der Kernindikatoren etc. erleichtert. „Da gibt es doch bestimmt schon eine fertige IT-Lösung auf dem Markt“ werdet ihr jetzt denken. Und JA, das stimmt. Wir haben uns verschiedene Lösungen angeschaut, ausprobiert, Kosten und Arbeitsabläufe miteinander verglichen, darunter auch die Verwaltungsplattform von EMAS selbst. Aber nichts hat auf unsere Bedürfnisse gepasst.
In Unternehmensvorstellungen beschreiben wir uns selbst oft als „die Maßschneiderei für die IT-Probleme unserer Kunden“. Was läge da wohl näher, als sich selbst eine Lösung auf den Leib nähen zu lassen und die Kompetenzen unserer IT-Experten zu nutzen, um uns bestimmte Prozesse zu vereinfachen. Unser Ziel lag auf einer unkomplizierten Speicherung, Verwaltung sowie Visualisierung von allen notwendigen Daten und Informationen in Bezug auf die CO₂-Bilanz, die Kernindikatoren und das Abfallmanagement.
Über einen Zeitraum von knapp vier Monaten hat ein Entwicklerteam aus dem APEX-Bereich Großartiges vollbracht und ein Tool gezaubert, welches wir uns für zukünftige Audits nicht mehr wegdenken möchten. In dieses neue und einzigartige Tool möchten wir euch im Folgenden ein paar detailliertere Einblicke geben.
Den Startschuss des Entwicklungsprozesses bildete ein Kick-Off-Termin, an dem unsere Umweltmanagementbeauftragten (kurz UMB) und das Entwicklerteam Wünsche und Bedarfe für die Funktionen des Tools diskutiert und aufgenommen haben. Nach einem ersten Brainstorming mit viel Kaffee haben wir User-Stories formuliert, die als Grundlage für die Umsetzungsschritte dienen sollten, die in den nächsten Wochen und Monaten schrittweise folgen würden. So konnten wir sicherstellen, dass unser Tool genau das bietet, was wir brauchen. Das sah dann im Entwurf erst einmal so aus:
Auch wenn diese Skizzierung auf den ersten Blick nicht so viel aussagt, tut es das Tool umso mehr.
Aber was kann es jetzt also alles genau?
Nun, es hat einige für den alltäglichen Gebrauch nützliche Funktionen, die wir euch kurz erläutern:
Alles im Blick: CO2-Bilanzierung
Durch das Tool können wir eine vollständige Übersicht unserer Emittenten im Unternehmen anlegen, die nach den verschiedenen Scope 1 bis 3 Kategorien geclustert sind. Emittenten sind Verursacher von Emissionen bzw. verursachen durch ihre Herstellung oder ihre Nutzung Emissionen. Zu den Emittenten im Scope 1 gehören z.B. die Verbrenner in unserem Fuhrpark, Scope 2 Emittenten sind z.B. Strom und Gas und Scope 3 Emittenten sind Waren und Dienstleistungen, die wir einkaufen, aber auch das Pendeln unserer Mitarbeiter*innen gehört dazu. Wenn ihr mehr darüber erfahren wollt, dann lest gern ein unserer Umwelterklärung nach.
Zu Beginn eines neuen Geschäftsjahres erfassen wir die Vorjahreswerte der eben beschriebenen Emittenten. Diese Werte erhalten wir aus der Buchhaltung, der IT, dem Marketing, dem Office Management, unserer Hausverwaltung, den Stadtwerken usw. Anschließend werden die jeweiligen Emissionen automatisiert berechnet. Dies erfolgt auf Basis von Berechnungswerten, die wir aus vertrauensvollen Quellen ermittelt bzw. errechnet haben. Für mehr Transparenz in der Kommunikation untereinander und mit dem Auditor sind die Quellen jeweils in der Datenbank direkt verlinkt. Wir können anschließend den prozentualen Anteil der Emissionen jedes Umweltaspekts im Verhältnis zu den Gesamtemissionen anzeigen lassen – das ist wichtig für die Ermittlung der Bereiche, auf die wir den größten Einfluss durch unsere Maßnahmen haben. Zur Erinnerung: es gibt direkte und indirekte Umweltaspekte, d.h. Tätigkeiten, Produkte und Dienstleistungen einer Organisation, die Auswirkungen auf die Umwelt haben. Ein Emittent kann gleichzeitig Umweltaspekt sein (z.B. Nutzung von Strom). Beim Umweltaspekt „Umweltrelevanz der beschafften (Vor-)Produkte und Rohstoffe“ werden z.B. alle Emittenten zusammengefasst, die eingekauft werden (Lebensmittel, Bürobedarf, Hardware, Möbel etc.).
Zuvor hatten wir für die gesamte CO₂-Bilanz eine riesige „Excel-Tapete“, wie wir sie immer neckisch genannt haben. Aber jeder fängt ja mal irgendwie irgendwo an ;-). Für den Start war sie ok, aber eben nicht revisionssicher, erklärungsbedürftig und fehleranfällig. Daher brauchten wir zwingend eine Lösung, in der Basisdaten (wie CO₂-Äquivalente, Umrechnungsfaktoren, Einheiten) vorgegeben sind und jede*r Nutzer*in nur die Daten pflegen kann, die zu seinem Arbeitsbereich gehören.
Um die Daten für das Audit aufzubereiten und unsere Aktivitäten hinsichtlich des Umweltprogramms zu planen, können wir uns sämtliche Umweltaspekte und Emissionen in beliebigen Diagrammtypen visualisieren lassen. Diese können nach dem Export im Design speziell für die Umwelterklärung oder andere Reportings angepasst werden. Die Werte in den Diagrammen aktualisieren sich automatisch mit jeder Änderung – so bleibt alles stets auf dem neuesten Stand.
„Mobiles“ Abfallmanagement
Ein vollständiges Umweltmanagementsystem nach EMAS erfordert eine Abfallbilanz. Dazu werden pro Abfallkategorie (Papier, Bioabfall, Wertstoff etc.) über einen selbst definiertenZeitraum die jeweiligen Mengen durch regelmäßiges Wiegen ermittelt. Wie auch bei der CO₂-Bilanz haben wir die Werte nach dem Wiegen vom Papier in eine Excel-Tabelle übertragen und aufs Jahr hochgerechnet. Wie ihr euch sicher denken könnt, lief dieser Prozess nicht immer fehlerfrei – bspw. wurden Werte in falsche Zeilen/Kategorien oder in falschen Einheiten eingetragen. Mit dem APEX-Tool und der dazugehörigen Wiege-App konnten wir ebenfalls den Prozess effizienter und sicherer gestalten. Heute haben wir alle Abfallkategorien im Tool mit den entsprechenden Werten zur Berechnung der CO₂-Emissionen hinterlegt.
Sobald die Werte per mobilem Tablet erfasst werden, landen sie direkt in der Datenbank des Tools. Und falls mal ein Fehler passiert, ist das kein Problem. Eine Nachbearbeitung der Daten ist jederzeit möglich.
Leicht gehändelt: Stammdaten und Kernindikatoren
Beim Controlling und dem Reporting der Zahlen für das Umweltmanagementsystem sind in der Regel nicht die absoluten Werte entscheidend, sondern das Verhältnis zu einer Bezugsgröße, wie bspw. Mietfläche, Mitarbeiter*innenzahl oder Umsatz. Jedes Unternehmen kann selbst entscheiden, welche Referenzgröße entscheidend ist, sollte jedoch über die gesamte Dauer des UMS bei demselben Referenzwert bleiben. Diese Datenverwaltung gelingt uns nun ebenfalls spielend leicht, da Unternehmensstammdaten fest im Tool hinterlegt werden.
Um die Vergleichbarkeit der Umweltleistungen von Unternehmen zu ermöglichen, gibt EMAS Reportingkriterien vor, die Kernindikatoren genannt werden. Dazu gehören bspw. Energie- und Wasserverbrauch, der z.B. pro Mitarbeiter*innenkopf angegeben werden muss. Auch diese zuvor händisch durchgeführte Rechnung wird uns nun abgenommen. Zudem sorgt unser System dafür, dass alle Daten vergangener und zukünftiger EMAS-Zyklen sicher gespeichert werden können. Sie sind jederzeit einsehbar, vergleichbar und exportierbar – perfekt für einen umfassenden Überblick über unser Umweltmanagementsystem. Das Tool bietet uns nicht nur einen klaren Überblick über unsere Umweltauswirkungen, es erleichtert auch die Zusammenarbeit mit unseren Auditoren. Während der Audits können alle benötigten Informationen mit wenigen Klicks abgerufen werden – ein echter Gewinn für alle Beteiligten.
Unser digitales Umweltmanagement-Tool steigert nicht nur die Effizienz unserer Prozesse, es hilft uns verstärkt dabei, unseren ökologischen Fußabdruck zu reduzieren und unsere Ziele und Maßnahmen im Rahmen von EMAS zu erreichen, indem wir unser Umweltmanagement optimal verwalten können. Damit wird es für uns zu einem echten Game Changer. An dieser Stelle nochmal allerherzlichsten Dank an Max, Laura, Felix und Maik für ihre Mühe und Kreativität, uns dieses tolle Tool ermöglicht zu haben. Wir freuen uns darauf, dieses Tool mit euch weiterzuentwickeln und seine Nützlichkeit sowie Wirksamkeit kontinuierlich zu optimieren.
Wenn ihr mehr dazu wissen wollt oder Lust auf eine Demo habt, dann meldet euch gerne bei ecology(at)triology.de
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