Digitales Onboarding in der Pandemie

Oder anders gesagt: Es kommt nicht darauf an, wo man jemanden willkommen heißt, sondern WIE man es tut.

Herzlich Willkommen!

Die ersten Tage in einem neuen Unternehmen sind besonders aufregend, prägend und geben einen Vorgeschmack auf die zukünftige Zusammenarbeit. Genau deswegen ist es uns als TRIOLOGY schon immer wichtig ein strukturiertes, aber individuelles Onboarding zu gestalten (siehe hierzu auch den Blogartikel von Melanie).

Unser Mentorenprogramm

Auch oder besonders in der Pandemie legen wir ein großes Augenmerk auf die Umsetzung unseres Onboarding-Prozesses. In den ersten Wochen strömen vielfältige Einflüsse, Themen, Strukturen und unsere Gewohnheiten auf Dich ein. Wir stellen Dir deshalb einen/eine Mentor*in an die Seite, der Dir als zentraler Ansprechpartner*in dient, der Dich versteht und Deine Fragen beantworten kann. Natürlich hilft Dir auch gerne das komplette Team weiter. Dennoch verringert eine feste „Anlaufstelle“ die Hemmschwelle und beschleunigt das „Ankommen-Gefühl“, besonders wenn nicht alle Mitarbeiter*innen aktuell an einem Standort arbeiten.

Die Kommunikationskultur

Dein Abteilungsleiter*in heißt Dich ebenfalls in einem ersten Gespräch willkommen und informiert Dich über die Besonderheiten bei der TRIOLOGY. Aber dabei wollen wir es nicht belassen: In regelmäßigen Meetings tauschen wir uns miteinander aus und lernen aus dem gegenseitigen offenen Feedback, welches wir uns in diesen Runden geben. Uns ist dabei wichtig zu erfahren, ob Du in der TRIOLOGY ankommst und Dich fachlich abgeholt fühlst. Ebenso ist es für uns wichtig kennenzulernen wer Du im „echten“ Leben bist und wie Du mit der Situation zurechtkommst. Wir klären zudem, ob Du Unterstützung bei der Ausgestaltung des mobilen Arbeitens brauchst.

Technischer Start und Büronutzung

Außergewöhnliche Zeiten benötigen kreative und umsichtige Vorgehensweisen. Aus diesem Grund gestalten wir die fachliche Einarbeitung, wenn möglich, remote über gesicherte Tools. Um das mobile Arbeiten umsetzen zu können, ist natürlich jeder Mitarbeiter*in mit dem benötigten technischen Equipment ausgestattet. Unser Onboarding-Prozess berücksichtigt das bereits im Vorfeld, sodass man aus technischer Sicht auch zügig starten kann. Zudem ist es möglich in den Räumlichkeiten und unter Einhaltung unseres stabilen Hygiene- und Schutzkonzepts die Einarbeitung durchzuführen. Der Mentor organisiert an dieser Stelle das richtige Miteinander.

Das Miteinander für „zwischendurch“

Klar, das Treffen in der Kaffeeküche und das damit verbundene kurze „Hallo, schön Dich kennenzulernen“, fällt momentan weitgehend weg, aber wir haben hierzu Alternativen geschaffen. Gemeinsame digitale Mittagessen, zufällig gemischte Kaffeedates, Abteilungs- sowie Firmenevent gehören zu unserem Alltag und geben den Raum und die Zeit, um sich näher kennenzulernen.
Egal, wo das Onboarding stattfindet, am Ende zählt für uns nur eins: Wir möchten, dass Du Dich willkommen fühlst und ein Teil unseres Teams wirst.
Du fragst Dich, ob uns das während der letzten Monate gelungen ist? Hören wir doch mal, was Lisa dazu sagt, die im Mai 2020 bei uns angefangen hat. 🙂

Ich würde sagen, das hat ziemlich gut geklappt. 🙂 Bereits ein paar Wochen vor meinem Start bei der TRIOLOGY hatte ich ein Telefonat mit meiner Abteilungsleiterin Sabrina, die mir die Planung für meine ersten Wochen vorstellte. Ich war ein wenig nervös – ein neuer Job ist sowieso immer aufregend, aber ein neuer Job, während die ganze Welt, die Monate zuvor, durch ein Virus auf den Kopf gestellt wurde? Wie würde das wohl ablaufen?
Jegliche Aufregung wurde mir genommen, als ich mit einem weiteren Neuankömmling im Büro begrüßt, durch die Trio-Räume geführt und schlussendlich an meinen neuen Arbeitsplatz gebracht wurde. Mit allen nötigen technischen Geräten und Zugriffen versorgt, war ich quasi direkt arbeitsbereit. Marvin (Systemadministrator der TRIOLOGY) half mir die Geräte einzurichten.

Die ersten vier Wochen waren für die Einarbeitung verplant und nach anfänglicher Informationsflut und Zweifeln, ob ich das jemals alles, so wie meine Vorgängerin Nathalie, hinbekommen werde, wurde jeder Tag ein bisschen einfacher und es ging leichter von der Hand. Meine Mentorin Nathalie und ich trafen uns zwei Tage die Woche im Büro und die anderen Tage arbeitete ich im Homeoffice. Die räumliche Trennung stellte bei der Einarbeitungszeit keine Hürde dar. Ganz im Gegenteil – wir konnten dem anderen via Bildschirmpräsentation über die Schulter schauen und Tätigkeiten gemeinsam erledigen. Ich bin nicht nur dankbar für meine ständige Ansprechpartnerin Nathalie gewesen, sondern auch für die regelmäßigen Austauschtermine mit Sabrina, in denen wir aktuelle Themen besprechen konnten.

Da sich die Mehrheit der Kollegen im Homeoffice befand, fand die Vorstellung von anderen TRIO-Abteilungen über Teams statt. Ich nahm am „Mystery Coffee“ teil und traf mich ab und zu mit Kollegen zum virtuellen Kaffeetrinken. Im Rahmen eines Online-Exitgames verbrachten wir in kleiner Teamrunde virtuell Zeit miteinander.

Fazit

Nicht immer wird alles glatt gehen und es kann auch in diesem Prozess mal etwas holprig laufen. Aber egal ob Onboarding direkt am Standort oder digital: Jedes Teammitglied ist uns wichtig und wir möchten, dass Du Dich von der ersten Minute an in unserem Team willkommen fühlst.

Sabrina Keller
IT-Project Business Services
+49. 531. 23528-90
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sabrina.keller@triology.de
Sabrina leitet unsere Abteilung IT-Project Business Services. Mit ihrem Team optimiert sie für und mit unseren Kunden deren Prozesse als Managed Service und unterstützt zudem in der erfolgreichen Projektabwicklung.

Lisa Marie Kleist
IT-Project Business Services
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